Nuestra larga trayectoria
profesional, durante doce años en la empresa privada y desde entonces en el
mundo de la consultoría, nos permite disponer de una amplia serie de
experiencias de todo tipo, vividas en primera persona. De entre ellas, queremos
sacar hoy una serie de consejos que sean válidos para aquellos profesionales
que son contratados o designados para dirigir empresas PYMES.
Con independencia de que cada
empresa es un mundo diferente y de que existen bastantes PYMES que tienen un
tamaño, una estructura y organización que escapan de los comentarios que vamos
a hacer, sí podemos generalizar sobre el resto. Las PYMES tienen sus propias
características que las diferencian con claridad de las grandes empresas.
Tiene también su importancia la procedencia del nuevo
gerente. Si es un hombre que ha trabajado en PYMES, trae ya una ambientación
previa importante. Pero si procede de
una gran empresa o una multinacional, se encontrará con la urgencia de adaptar
su mente y sus ideas adquiridas a la nueva dimensión e idiosincrasia de su
nueva empresa. Si no hace este esfuerzo previo, se encontrará perdido desde el
principio, creerá vivir en otro mundo y podrá perder su imagen en cuatro días,
ante el empresario que le contrató y ante el personal de la empresa.
Consejo 1º.- Los primeros días dedíquelos a escuchar y
a observar. No opine nada ni se dedique a poner “orden” en la empresa y a
dar instrucciones que podrían no ser oportunas o las más adecuadas. Tenga un
poco de paciencia y no se deje llevar por sus ímpetus de corregir lo que a su
juicio no se hace correctamente.
Consejo 2º.- En esos
primeros días, conozca la empresa, todas sus instalaciones, sus
actividades, el sector en el que opera. Hágase una idea lo más completa posible
de ella y de su entorno, del mercado en el que se mueve. Tome notas, vea planos
y croquis, conozca oficinas, talleres, almacenes. No deje de entrar en todos los rincones de la
empresa. Puede tomar fotos con su cámara digital, para analizar detalles con
calma.
Consejo 3º.- Si está Vd. en una empresa de fabricación,
deberá conocer bien, aunque le lleve días, todo el proceso de fabricación,
así como las máquinas que emplean. Si es Vd de titulación o experiencia técnica
le resultará más fácil y atractivo. Si viene del ámbito económico o
administrativo, deberá de hacer el esfuerzo de meterse en esos temas técnicos,
al menos hasta cierto punto, que le permita conocer lo mejor posible qué se
fabrica allí y cómo se hace.
Consejo 4º.- Le guste o no, tendrá que entrar en los
números y las cifras económicas de
la empresa. Pida balances de situación, cuentas de pérdidas y ganancias,
memorias anuales, balances de sumas y saldos, extractos de cuentas. Con ésta información podrá ver la situación
y marcha económica de la empresa, su historia reciente económico-financiera. Y
sabrá, más o menos, donde está y cual es su punto de partida. Al final, las
cifras contables y económicas son básicas para el día a día de un gerente. Y,
con frecuencia, son las que aprietan más y ponen a prueba la resistencia
personal.
Consejo 5º.- Pregunte y
conozca si la empresa lleva algún sistema de cálculo y control de los costes.
No se sorprenda si le dicen o llega a la conclusión de que no se lleva nada de
eso. Al menos, nada que sea fiable. La mayoría de las PYMES no tienen
establecido un sistema de estimación y control de los costes. Las hay que sí
controlan y conocen los costes directos, los que afectan a los materiales
empleados (materias primas, auxiliares o mercancías para la venta) y la mano de
obra directa (el personal que trabaja directamente en la fabricación o
prestación de un servicio).Se trata del famoso escandallo de costes. Pero no
los costes indirectos y los gastos generales. Como Vd. sabe, sin duda, es vital
conocer bien los costes de la empresa, de las secciones y/o de los productos y
compararlos con los precios de venta.
Consejo 6º.- No se desanime si encuentra que, a pesar de
conocer bien los costes, le insisten en que no les importa mucho ya que la
empresa es muy rentable y gana dinero. Esto le pone en bandeja muchas
medidas a tomar e ideas en este terreno que podrán llevar a la empresa a ir
todavía mejor, ser más competitiva y ganar más.
Consejo 7º.-
Para todo lo anterior, es fundamental que hable con la gente.
Deberá conocer desde el primer día al personal de la empresa. Primero a quienes
van a ser sus colaboradores directos, después al resto del personal. Entre los
primeros, tendrá posiblemente y según los casos a un Director, Jefe o Encargado
(los nombres del cargo variarán en consonancia con la dimensión y organización
de la empresa) de Taller o Fabricación,
un responsable de Administración (Director o Jefe Administrativo, o
Económico- Financiero), Director o Jefe Comercial, un Jefe o Encargado de
Almacenes y hasta puede que un responsable de Mantenimiento. Sea cual sea el
tamaño de su nueva empresa, habrá alguien al frente de producción,
administración, comercial y almacenes. Y junto a ellos, puede haber figuras
tales como un jefe de personal, un responsable de calidad o un Jefe o Encargado
de una Oficina Técnica, por poner varios ejemplos. Este será su equipo. Debe tratarlos
desde el principio y conocerlos.
Consejo 8º.- Una vez que sabe sus nombres, sus puestos de
trabajo y, más o menos, lo que hacen, tenga en cuenta que entra en una selva:
la de las intricadas redes de relaciones humanas y profesionales en una
empresa. Y Vd. es nuevo en ella, desconoce no solamente las características y
personalidades de cada cual, sino los lazos de unión y las luchas intestinas,
más o menos soterradas o a plena luz del sol, que en todas partes suelen
existir. Por este motivo, le recomendamos inicialmente ¡prudencia!. No “se case
con nadie”. No se deje atrapar por las redes que le pretenda tender alguno de
esos colaboradores, que trate de hacerse con Vd., ser su leal y firme
colaborador y amigo y ganar desde el primer día su confianza y su favor. El
empleado o subordinado “pelota” o “trepador” suele dar señales de vida en el
primer momento, para ganar posiciones respecto a otros compañeros. Y esto es
extensible hasta el último empleado de la empresa.
Consejo 9º.- Ya está Vd.
en guardia y prevenido. Pero continúe algunos días más en esa actitud. Escuche,
oiga, pregunte, comente...con todos y cada uno de esos colaboradores. Trate de
conocer su manera de ser, al mismo tiempo que observa y aprende lo que hacen y
cómo lo hacen. Es una primera idea, necesitará
más tiempo para llegar al fondo de todo esto. Pero no se deje llevar a juicios
definitivos sobre las personas desde esa primera idea. Por lo general, la
gente trabajadora, responsable, eficaz y leal no se muestra así, tan a la
vista, desde el primer día. Deberá Vd. de ir descubriéndola poco a poco.
Consejo 10º.- Al resto de los empleados deberá de
ir conociéndolos en el sentido de saber
sus nombres, sus circunstancias laborales en la empresa y el trabajo que
desempeñan. Un caso aparte será el de la secretaria o secretarias que
estén más directamente a su servicio y, en su defecto, de aquellas personas
de Administración que hagan ese papel. Está Vd. ante las personas que van a
estar más cerca de su mesa de trabajo. Aunque no lo crea, muchos asuntos
de importancia van a pasar por sus manos
y, en cierta forma, se la juega un poco con esas personas. En especial de cara
al exterior, a clientes, proveedores, bancos, terceros en general. Y, también,
antes sus propios colaboradores. Empiece por observar bien a quien tiene en
esos puestos y su forma y manera de ser.
Consejo 11º.- Aunque no sea para que se lo crea todo tal
como se lo cuentan, pregunte y escuche a sus colaboradores sobre los más
diversos aspectos de la empresa. Cada cual le va a dar sus opiniones
teñidas por su propia subjetividad. Es ley universal. Nadie escapa, por
lo general, a dar sus juicios acerca de acontecimientos, situaciones y personas
con total neutralidad y objetividad. Pero, nadie mejor que esas personas, que
llevan un cierto tiempo en la empresa,
para darle información abundante.
Consejo 12º.- No obstante todo lo anterior, que le
llevará un tiempo, con frecuencia no es posible no aportar nada personal en ese
período. La empresa hay que dirigirla y en ella hay que dar órdenes. Es
necesario y los empleados esperan, a veces con curiosidad y expectación, a que
el Gran Jefe, en este caso Vd., las exprese y haga saber. Así que no podrá
escurrir el bulto y esperar a saber todo de la empresa. Hay que jugársela desde
el principio. Eso sí, asesórese con sus colaboradores y piense bien lo que va a
ordenar. Que en esos inicios sea lo imprescindible para que la empresa funcione
sin problemas. Pero no emprenda ya las grandes reformas que, por otra
parte, puede que no sean tan necesarias.
Consejo 13º.- Tras esa
etapa introductoria, Vd. ya conoce y comienza a ser conocido. La gente
ha comenzado a formarse un juicio sobre su nuevo jefe. Comenta, en privado,
cosas buenas o malas, serias o informales. Es la vida laboral. Vd. tiene que
irse planteando cuales son los puntos fuertes y los débiles que parece
tener la empresa. Escríbalos en su ordenador, haga sus primeros planes, fije
prioridades, evalúe costes de todo tipo, esboce una planificación. Recuerde que
todas las reformas y novedades es imposible ponerlas en marcha a la vez y,
además, no es conveniente. La gente en todas partes tiene rutinas de trabajo, buenas
o malas, racionales o absurdas, eficaces o de gran dispendio de tiempo y de
medios. Esas rutinas han de analizarse recordando que cuando se va a modificar
algo, el coste de esa modificación no ha de superar al beneficio a
obtener. Y aquí coste y beneficio lo
empleamos en sentido amplio, más allá de los conceptos económicos.
Consejo 14º.- Dentro de la
planificación general de las actividades de la empresa, si Vd ha decidido
comenzar a hacer cambios, modificar la estructura personal o material,
reformar o racionalizar procesos o, sencillamente, cambiar de puesto de trabajo
a personas, le recomendamos que lo explique bien a sus colaboradores, a su
equipo. Busque convencerlos, escuche sus razones y sugerencias. Si tiene
que modificar su criterio inicial por alguna convincente razón de cualquier
colaborador, no se obstine en oponerse a ello. No caiga en la trampa de dudar,
pensando que su autoridad y su liderazgo se puede ver resentido por modificar
criterios. Es de sabios rectificar y es de tontos o soberbios, llamados a
estrellarse, tarde o temprano, el mantener tozudamente ideas preconcebidas o
planes ideados. Un equipo tiene más ojos y más cabezas que el Jefe. Aunque el
Jefe, aparte de máximo responsable, sea el ojo
vigilante y la cabeza pensante. Lo
que tratamos de indicarle es que, dado que Vd. lleva todavía poco tiempo
en la empresa, corre el riesgo de hacer una revolución que acabe por empeorar
las cosas o de encontrarse que el personal le pone la proa, al no saber a qué
viene ese cambio si allí siempre se hicieron las cosas de otra manera. Y
funcionaban. Antes hay que ganarse al personal para la causa, si la
causa ha sido testeada en reuniones y comentarios con sus colaboradores
inmediatos.
Consejo 15º.- Por el
contrario, y sin que sea renegar del punto anterior, Vd. deberá sacar las
medida correctoras, los cambios, reformas o novedades que crea debe poner
en marcha, para el bien futuro de la empresa, caiga quien caiga. Aunque
haya oposición, que la habrá. Siempre hay alguien que se opone, que va a la
contra y que hace guerra de guerrillas en los pasillos y tomando el café con
los compañeros. Tenga en cuenta, además que siempre hay alguien que sueña con
llegar a ser el gerente o que piensa que a él le debería corresponder ese
puesto. Y ya sabe, ¡enemigo a la vista y trampas en el camino! Y recuerde que
quien le contrató, el empresario o dueño de la empresa, lo ha hecho para
mejorar o para solucionar problemas. Y ahí no se puede fallar. Pero con calma y
sentido común.
Consejo 16º.- No deje de llamar la atención,
mejor siempre en privado, al que se lo merezca, es decir al que Vd. considere
que debe hacerlo. No sea blando. Pero hágalo con buenas formas y sin herir. Es
mejor, ser convincente y ganar para su causa al que ha de dar un “tirón de
orejas”. Todos recordamos nuestro
“primer puñetazo en la mesa” y nuestro primer toque de atención a un empleado o
colaborador. De todo eso se aprende. Pero recuerde que también es bueno reconocer
méritos, éxitos o una buena labor. También hay que felicitar o felicitarse
en equipo cuando sea necesario y exista una causa u ocasión. Hay jefes que, en
plan duro, dicen y piensan que lo bueno que haga el personal era su obligación
hacerlo. Lo malo, en cambio, es una falta y hay que corregirlo por las buenas
o, más bien, por las malas. Este tipo de jefes, y he conocido unos cuantos así,
acaban siempre y al cabo del tiempo, por los suelos. Fracasados y despreciados
por su personal. Aunque a veces, durante un tiempo, vuelen y vuelen, pareciendo
que alcanzan el sol.
Consejo 17º.- Cuide el buen ambiente y las
relaciones humanas entre su gente. Dedique algo de su tiempo, escaso sin
duda, a vigilar este tema. Mire, los tiempos van cambiando y hoy en día temas
como el clima laboral en la empresa son muy valorados. Y con un buen
ambiente, se puede producir y trabajar más y mejor. Y esto lleva a mayor competitividad.
Consejo 18º.- Delegue
las funciones y tareas que sean precisas para un buen funcionamiento de su
empresa. No haga que todo dependa de Vd. y de su presencia física. Quizás se
haga imprescindible, pero se puede resentir la actividad de su empresa, y la
paciencia de algún cliente o proveedor. Pero no deje de supervisar todo
lo que ha delegado. Es una buena solución diseñar un sencillo manual u hojas de
funciones y responsabilidades. Defina, para cada empleado de la empresa, qué
tareas ha de hacer y qué funciones le corresponden y asígnele la cuota de
responsabilidad correspondiente. Así podrá pedir cuentas a cada cual de lo suyo
y evitará “tierras de nadie” y “zonas superpuestas”. Y esto es organización.
Consejo 19º.- Procure adelantarse siempre, un
poco o un mucho, a su tiempo. Es decir, no se quede en la rutina ni se
duerma en los laureles. El mundo de la empresa es muy dinámico. Y el cambio se
desplaza en forma galopante por el día a día. No pierda de vista lo que puede
llegar mañana o pasado mañana. Por ejemplo, no se quede atrás en el uso de
internet y las telecomunicaciones, como tampoco lo haga en las máquinas y
utillajes que la técnica va lanzando al mercado. Y así, en todos los campos.
Dedique algo de su tiempo a leer, ver, seguir por internet, acudir a ferias o
eventos en los que vea como van los demás y como viene el futuro. Dentro
siempre de sus posibilidades y las de su empresa PYME, por supuesto.
Y... Consejo 20º.- Es
el último, pero podría ser el primero. No se agobie. No se agote. No se
encierre en su despacho u oficina y pierda de vista el exterior y la luz del
sol. Vd. tiene, seguramente, una familia. Tiene unos amigos, unos hobbys o
aficiones, unos valores, unas creencias... y tiene una salud. Todo este entorno
personal es vital para el ser humano. Y Vd. gerente de esa empresa, es un ser
humano. Y por ello, tremendamente limitado. No podrá hacerlo todo. No podrá
acabar su día habiendo tachado de su agenda todo lo que se había propuesto
hacer. Se habrá quedado a medias. E incluso, puede que haya más cosas anotadas
al final del día que al principio. Y así pasan al día siguiente. Recuerde que
no pasa nada...uno de los lemas de mi vida, heredado de mis mayores, es el de
que, al final, ¡no pasa nada!. Así que tómese su tiempo de descanso y atienda a
los suyos. A su esposa o a su novia, a sus hijos, a sus familiares, a sus
amigos. Haga deporte, si lo practica, o lea y escuche música, si le gusta. Haga
algo más que pensar en su nueva empresa.
Posdata.- Somos muchos los que hemos sobrevivido a esas
situaciones. Y aquí estamos. Se pasan noches oscuras, éxitos, fracasos,
triunfos, indecisiones, traiciones, pisotones de los “trepas” (que hay un
montón...), encontronazos con personas con nombre y apellidos, desastres
económicos o técnicos...pero, también, se hacen buenos amigos, se adquieren
experiencias, se aprende, se viven buenos momentos en equipo...¡Vale la pena!
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